Automatyzacja procesów produkcyjnych w MŚP. Gdzie naprawdę uciekają godziny i jak je odzyskać

Czym jest automatyzacja procesów produkcyjnych

Automatyzacja procesów produkcyjnych to przekazanie maszynom i programom czynności, które dziś wykonują ludzie. W zakładzie dzieje się to na dwóch piętrach:

• Na hali. Maszyny, roboty przemysłowe, sterowniki i linie, które same podają, obrabiają, sprawdzają i pakują. Tu mówi się też o robotyzacji produkcji.
• W biurze przy produkcji. Przyjmowanie zamówień, planowanie terminów, zakupy, faktury od dostawców, reklamacje i raporty. To wszystko, co musi się wydarzyć, zanim maszyna ruszy, i to, co zostaje po wysyłce.

Większość tekstów o automatyzacji produkcji dotyczy pierwszego piętra. Pierwsza strona Google to integratorzy automatyki, producenci maszyn i kierunki studiów. Drugie piętro ginie w tym szumie, chociaż w małym zakładzie to tam leży najwięcej godzin do odzyskania.

Automatyzacja na hali: kiedy ma sens

Robot albo zautomatyzowana linia to inwestycja w sprzęt, projekt integratora i często przebudowa stanowiska. Opłaca się przy dużych, powtarzalnych seriach: tym samym detalu, tej samej operacji, tysiącach sztuk. Przy krótkich seriach i częstych przezbrojeniach rachunek wychodzi gorzej, bo robota trzeba za każdym razem przestawiać.

Tym się nie zajmujemy. Jeśli myślicie o robotyzacji stanowiska, porozmawiajcie z integratorem automatyki przemysłowej. My zajmujemy się drugim piętrem.

Gdzie w małym zakładzie naprawdę uciekają godziny

W zakładach, z którymi pracujemy, najwięcej czasu ucieka na to, co dzieje się wokół produkcji. Zwykle wygląda to tak:

• zamówienia przychodzą mailem i ktoś przepisuje je do systemu, pozycja po pozycji,
• faktury i dokumenty zakupowe trafiają do arkusza ręcznie, więc raporty kosztów są zawsze spóźnione,
• reklamacje przychodzą w różnych językach, ze zdjęciami i bez kompletu danych,
• terminy wysyłki i produkcji ktoś liczy w głowie albo w kalendarzu na ścianie.

Każda z tych czynności powtarza się dziesiątki albo setki razy w miesiącu i za każdym razem może się skończyć literówką. Literówka w indeksie albo w ilości wychodzi dopiero na produkcji, kiedy kosztuje najwięcej.

Zamówienia z maili: drukarnia etykiet

Eticod z Katowic drukuje etykiety samoprzylepne od 30 lat. Zamówienia przychodzą mailem, w treści albo w załączniku PDF, a każdy klient wysyła je po swojemu. Przepisanie jednego do systemu zajmowało od 20 do 25 minut, a miesięcznie jest ich od 300 do 500.

Dziś agent pilnuje skrzynki, czyta maila i załącznik, sprawdza, czy ma wszystkie pola, i wpisuje zamówienie do systemu. Przy okazji liczy terminy: wysyłka wypada 7 dni przed dostawą, produkcja 2 dni przed wysyłką, a jeśli którakolwiek data trafia na weekend, cofa ją na piątek. Zamówienie „jak ostatnio” bez indeksu nie idzie dalej, tylko wraca do człowieka.

Zespół odzyskał w ten sposób około 160 godzin miesięcznie, a od startu w marcu 2026 do systemu nie trafił ani jeden błędny wpis. Program drukarni nie przyjmuje danych z zewnątrz, więc ostatni krok wykonuje robot, który klika w nim to samo co pracownik. Więcej o tym we wpisie Co to jest RPA, a cały przebieg jest w case study Eticod.

Faktury i dokumenty zakupowe: producent ekspozytorów

Holbox projektuje i produkuje ekspozytory oraz materiały POS z tektury. Faktury od dostawców przychodzą mailem: PDF-y w różnych układach, czasem zdjęcie z telefonu. Zespół przepisywał je do arkuszy, z których powstają raporty kosztów, i schodziło na to od 30 do 40 godzin miesięcznie.

Teraz system wyłapuje maile z fakturą, odkłada załączniki na Dysk, czyta z nich dostawcę, numer, daty i kwoty i wpisuje je do arkusza. Dokument z pustym albo nieczytelnym polem do arkusza nie trafia, tylko czeka na człowieka. Od listopada 2025 przeszło tak około 2 400 dokumentów bez jednej ręcznej poprawki. Szczegóły w case study Holbox.

Na produkcji ma to znaczenie, które łatwo przeoczyć. Koszt materiału, transportu i podwykonawców widać w raporcie od razu. Nie trzeba czekać, aż ktoś znajdzie czas na przepisywanie, więc na bieżąco widać, czy zlecenie zarabia.

Reklamacje ze zdjęciami: odlewnia

Bodtech z Wodzisławia Śląskiego odlewa złącza i sprzęt przeciwpożarowy dla klientów w wielu krajach. Reklamacje przychodzą mailem, po niemiecku, po angielsku i w innych językach, ze zdjęciami uszkodzeń i często bez numeru reklamacji. Zanim sprawa trafiła do rzeczoznawcy, ktoś musiał ją przeczytać, obejrzeć zdjęcia i dopytać o braki. Zajmowało to około godziny na każde zgłoszenie.

Dziś agent rozpoznaje język, opisuje zdjęcia, zakłada folder i wpis w rejestrze, a o brakujący numer prosi klienta w jego języku. Prośbę o telefon od razu przekazuje człowiekowi. Rzeczoznawca dostaje komplet: kartę sprawy i opisane zdjęcia. Więcej w case study Bodtech.

Od czego zacząć automatyzację w zakładzie

Przez tydzień zapisujcie czynności w biurze, które ktoś powtarza codziennie. Przy każdej dopiszcie, ile razy w miesiącu się zdarza i ile trwa. Na górę listy trafiają te, które zaczynają się od maila, pliku albo formularza i mają jasną regułę, co zrobić z danymi. Potem policzcie koszt:

liczba powtórzeń w miesiącu × minuty na jeden raz × koszt godziny pracy

Własne liczby możecie podstawić w kalkulatorze na naszej stronie głównej. Wybierzcie jedną czynność z góry listy i jedną liczbę, po której poznacie, czy działa, na przykład liczbę zamówień wpisanych bez poprawek. Za kolejny proces warto się brać dopiero wtedy, gdy pierwszy działa. Szerzej piszemy o tym w poradniku Automatyzacja biznesu w MŚP.

Ile kosztuje i ile trwa

• Audyt trwa około dwóch dni i kosztuje 1 500 zł netto. Odliczamy go od wdrożenia.
• Wdrożenie zaczyna się od 5 000 zł netto i trwa od trzech do siedmiu tygodni, zależnie od zakresu.
• Opieka po wdrożeniu kosztuje od 500 zł miesięcznie i jest opcjonalna.

Jeśli z rachunku wyjdzie, że wdrożenie się nie zwróci, mówimy to przed umową. Cały cennik jest na stronie głównej.

Częste pytania

Wszystkie wpisy