- noreply@przyklad-spedition.example Automatische Antwort: Abwesenheit
-
qs@przyklad-feuerwehrtechnik
.example Reklamation Kupplung, Lieferung KW 36 - service@przyklad-fire.example Please call me back
Odlewnia ciśnieniowa · Wodzisław Śląski
Reklamacja kompletna, zanim zobaczy ją rzeczoznawca.
Bodtech odlewa złącza i sprzęt przeciwpożarowy, z klientami w wielu krajach. Zgłoszenia reklamacyjne przychodzą w różnych językach, ze zdjęciami uszkodzeń.
- zgłoszeń miesięcznie
- ok. 20
- miesiące na produkcji
- 3
- tory awaryjne: numer i eskalacja
- 2
Odlew wychodzi z formy w kilka sekund. Reklamacja w każdym języku jest kompletna, zanim zobaczy ją rzeczoznawca.
Przykład niżej- START · 3 miesiące temu
- WOLUMEN · ok. 20 zgłoszeń miesięcznie
- SYSTEMY · Gmail, Gemini (tekst i zdjęcia), Google Drive, Google Sheets
- DO CZŁOWIEKA · prośba o kontakt z człowiekiem, zgłoszenie bez numeru reklamacji
Wyzwanie
Każda reklamacja zaczynała się od śledztwa.
Zgłoszenia przychodziły mailem, w języku klienta, często bez kompletu informacji. Zanim sprawa trafiła do rzeczoznawcy, ktoś musiał ją przeczytać, obejrzeć zdjęcia i dopytać o braki. Około godziny pracy na każde zgłoszenie.
-
Około godziny na zgłoszenie. Czytanie, oglądanie zdjęć i dopytywanie, zanim sprawa w ogóle ruszyła.
-
Różne języki. Klienci piszą po niemiecku, angielsku i w innych językach, każda odpowiedź wymagała tłumaczenia.
-
Niekompletne zgłoszenia. Brak numeru partii albo zdjęcia oznaczał kolejną rundę maili.
Przykład na zmyślonym zgłoszeniu
Tak to wygląda na przykładzie.
Zgłoszenie po niemiecku z trzema zdjęciami, bez numeru reklamacji, i mail z prośbą o telefon. Brak wraca do klienta w jego języku, telefon do człowieka, a komplet do rzeczoznawcy.
Skrzynka reklamacji · przykład
- Bei der Lieferung KW 36 sind drei Kupplungen beschädigt.W dostawie z 36. tygodnia trzy złączki są uszkodzone.
- Fotos anbei.Zdjęcia w załączniku.
- Przykład Feuerwehrtechnik GmbH, Qualitätssicherung
- Guten Tag,
- unsere Reklamationsnummer: 2026/47.Nasz numer reklamacji: 2026/47.
- 01
Odbiera zgłoszenie, rozpoznaje język
- 02
Szuka numeru reklamacji: brak
- 03
Opisuje zdjęcia, pliki do folderu
- 04
Dopytuje po niemiecku, telefon do człowieka
- 05
Sprawa w rejestrze po numerze
- 06
Komplet do rzeczoznawcy, potwierdzenie do klienta
1sprawa kompletna u rzeczoznawcy
1prośba o telefon, u człowieka
0ocen reklamacji wystawionych przez automat
Karta sprawyprzykład
KlientPrzykład Feuerwehrtechnik GmbHmail A, l. 3
Językniemiecki, odpowiedzi po niemieckurozpoznany
Numerbrak w zgłoszeniu, idzie prośba do klientamail A
Zdjęcia3 opisane, link do folderuDysk
Numer2026/47, nowa sprawa w rejestrzeodpowiedź, l. 2
Ocenapusta, decyduje rzeczoznawcaczłowiek
Dysk · Reklamacje / 2026-09
- IMG_4410.jpgpęknięcie przy kołnierzu
- IMG_4411.jpgzadrapanie powłoki
- IMG_4412.jpgwygięty kieł
Wysłane do klienta A · po niemiecku
Bitte nennen Sie uns Ihre Reklamationsnummer.
Prosimy o numer reklamacji.
Do człowieka
Mail B prosi o telefon. Automat go nie obsługuje, tylko od razu przekazuje człowiekowi.
Gmail · do rzeczoznawcywysyła automat
TematReklamacja 2026/47, Kupplung
KlientPrzykład Feuerwehrtechnik GmbH · DE
Załącznikikarta sprawy, 3 zdjęcia z opisem
wysłane
potwierdzenie do klienta po niemiecku
dziennik agenta · reklamacje
PRZYKŁAD
- 11:02:11nowe zgłoszenie: DE, 3 zdjęcia; prośba o telefon: EN; 1 pominięty
- 11:02:12mail A: brak numeru reklamacji
- 11:02:14zdjęcia opisane, folder reklamacji założony
- 11:02:16brak numeru, dopytuję po niemiecku
- 11:02:16mail B: prośba o telefon, przekazany człowiekowi
- 12:47:03odpowiedź: nr reklamacji 2026/47, sprawa w rejestrze
- 12:47:04gotowe · komplet dla rzeczoznawcy
- 12:47:05potwierdzenie do klienta po niemiecku
- 12:47:05czekam na kolejne zgłoszenie
Automat nie ocenia reklamacji. Brak numeru wraca do klienta w jego języku, prośba o telefon od razu trafia do człowieka, a o reklamacji decyduje rzeczoznawca. Firmy, maile, zdjęcia, numery i opisy są zmyślone.
Schemat przepływu
Jeden tor z dwiema odnogami: numer reklamacji i eskalacja
Zgłoszenie idzie jednym torem od skrzynki przez opis zdjęć i dopytanie do rejestru i rzeczoznawcy, a dwie odnogi obsługują wyjątki: brak numeru reklamacji i prośbę o kontakt z człowiekiem.
Rozwiązanie
Agent przejął skrzynkę reklamacyjną.
-
Odbiór zgłoszenia
Agent wyłapuje zgłoszenie w skrzynce i rozpoznaje język klienta.
-
Numer reklamacji
Zgłoszenie bez numeru dostaje automatyczną prośbę o uzupełnienie. Z numerem system odnajduje istniejącą sprawę.
-
Analiza zdjęć
AI opisuje uszkodzenia ze zdjęć, a pliki lądują w folderze reklamacji z linkiem w rejestrze.
-
Dopytanie o braki
Prosi o brakujące dane w języku klienta. Prośbę o kontakt z człowiekiem wykrywa i przekazuje od razu.
-
Rejestr reklamacji
Nowa sprawa albo aktualizacja istniejącej po numerze. Wszystko w jednym rejestrze.
-
Komplet dla rzeczoznawcy
Ekspert dostaje uporządkowaną sprawę mailem, a klient potwierdzenie w swoim języku.
Wyniki
Rzeczoznawca dostaje gotową sprawę.
- zgłoszeń miesięcznie
- ok. 20
- miesiące na produkcji
- 3
- tory awaryjne: numer i eskalacja
- 2
Zakres
Zakres wdrożenia
- Skrzynka reklamacyjna
- Rozpoznawanie języka
- Analiza zdjęć
- Dopytywanie o braki
- Rejestr reklamacji
- Raport błędów
Opowiedzcie nam o podobnym procesie.
W 24 godziny wracamy z pomysłem na automatyzację i wyliczeniem korzyści. Rozmowa jest bezpłatna.
Wróć do wszystkich realizacji Następna realizacja: IIM Marbella