- newsletter@przyklad-folie.example Nowe folie na sezon
- zamowienia@przyklad-kosmetyki.example Zamówienie 2026/0917
- faktura@przyklad-transport.example Faktura za transport, sierpień
- zakupy@przyklad-napoje.example Etykiety na butelkę 0,5 l Poproszę 5 000 szt. etykiet jak ostatnio, termin 18.09.
Drukarnia etykiet · Katowice
Zamówienia z maili wpadają prosto do ERP.
Eticod drukuje etykiety samoprzylepne od 30 lat, we flexo i cyfrze. Zamówienia przychodzą mailem, a od wdrożenia agenta nikt nie przepisuje ich ręcznie do systemu.
- miesięcznie, wyliczone: 300–500 zamówień po 20–25 min
- 160 h
- błędnych wpisów do ERP od startu
- 0
- ręcznie na zamówienie, teraz 0
- 20–25 min
- agent pilnuje skrzynki bez przerwy
- 24/7
- START · marzec 2026
- SYSTEMY · Gmail, Google Drive, Google Sheets, OCR (Gemini), ERP bez API
- DO CZŁOWIEKA · zamówienia z brakującymi polami
Wyzwanie
Każde zamówienie ktoś musiał przeczytać i przepisać.
Zamówienia przychodziły mailem: treść, załączniki, PDF-y w różnych formatach. Ktoś musiał otworzyć każdy, wyciągnąć pozycje, ilości i terminy, a potem przepisać wszystko do ERP. Ręcznie, codziennie, na każdej zmianie.
-
Godziny na przepisywanie. Każde zamówienie to kilkanaście do kilkudziesięciu minut ręcznej roboty.
-
Błędy przy wprowadzaniu. Literówka w indeksie albo ilości wychodzi dopiero na produkcji, kiedy kosztuje najwięcej.
-
Wolumen rośnie, ręce nie. Więcej zamówień oznaczało więcej przepisywania, nie więcej druku.
Przykład na zmyślonym zamówieniu
Tak to wygląda na przykładzie.
Cztery maile w skrzynce, dwa z zamówieniem. Kompletne trafia do ERP, a to z brakiem czeka na człowieka.
Skrzynka zamówień · przykład
- Dzień dobry, w załączniku zamówienie 2026/0917.
- Dostawa: poniedziałek 21.09.
- Przykład Kosmetyki sp. z o.o., dział zakupów
zamowienie_0917.pdf
| Poz. | Indeks | Etykieta | Ilość |
|---|---|---|---|
| 1 | ETK-1042 | 100 × 50 mm, folia PP biała | 12 000 szt. |
| 2 | ETK-1043 | 80 × 40 mm, folia PP biała | 8 000 szt. |
- 01
Wyłapuje maile z zamówieniem
- 02
Załącznik ląduje na Dysku
- 03
Czyta mail i PDF: pozycje, ilości, termin
- 04
Wylicza wysyłkę i produkcję bez weekendów
- 05
Sprawdza komplet, brak wraca do człowieka
- 06
Wpis do ERP klik po kliku, log i etykieta maila
1zamówienie wpisane do ERP
1do wyjaśnienia, czeka na człowieka
0błędnych wpisów, niepełne nie idzie do ERP
Dysk · Zamówienia / 2026-09
zamowienie_0917.pdfArkusz zamówieńprzykład
Poz. 1ETK-1042 · 12 000 szt.PDF, s. 1
Poz. 2ETK-1043 · 8 000 szt.PDF, s. 1
KlientPrzykład Kosmetyki sp. z o.o.mail A, l. 3
Dostawa21.09, poniedziałekmail A, l. 2
Wysyłka14.09, poniedziałek7 dni przed dostawąwyliczone
Produkcja11.09, piątek2 dni przed wysyłką, sobota wypada, więc piątekwyliczone
Zam. Bbrak indeksu, w mailu tylko „jak ostatnio”mail B
Do człowieka
Zamówienie B wraca do wyjaśnienia. Indeks uzupełnia człowiek, dopiero potem idzie dalej.
ERP · Zamówienie sprzedażywpis klik po kliku
KlientPrzykład Kosmetyki sp. z o.o.
Indeks, ilośćETK-1042 · 12 000
ETK-1043 · 8 000
ETK-1043 · 8 000
Data wysyłki14.09.2026
zapisane
Zapisz
dziennik agenta · zamówienia z maili
PRZYKŁAD
- 09:11:584 nowe maile: 2 z zamówieniem, 2 pominięte
- 09:11:59zamowienie_0917.pdf zapisany na Dysku
- 09:12:01odczyt A: 2 pozycje, klient, dostawa 21.09
- 09:12:02wysyłka 14.09: 7 dni przed dostawą
- 09:12:02produkcja 11.09 (pt.), weekend pominięty
- 09:12:02zamówienie B: brak indeksu, do wyjaśnienia
- 09:12:05A wpisane do ERP, 2 pozycje, arkusz i log uzupełnione
- 09:12:05mail A z etykietą „przetworzone”
- 09:12:06czekam na kolejny mail
Automat nie zgaduje brakujących danych. Do ERP trafia tylko kompletne zamówienie, a brak wraca do człowieka. Firmy, maile, indeksy, ilości i daty są zmyślone.
Schemat przepływu
Dwa tory, jeden arkusz, wpis do ERP klik po kliku
Tor 1 czyta maila i wylicza datę wysyłki bez weekendów, tor 2 robi OCR załącznika z Dysku, a oba kończą w arkuszu z logiem, skąd automat wpisuje zamówienie do ERP bez API, klik po kliku.
Rozwiązanie
Agent przejął skrzynkę zamówień.
-
Monitoring skrzynki 24/7
Agent pilnuje skrzynki zamówieniowej i wyłapuje maile z zamówieniami spośród całej korespondencji. Stąd zamówienie idzie dwoma torami: treść maila z datą wysyłki w jednym, OCR załącznika z Dysku w drugim.
-
Załącznik na Dysku
Dokument zamówienia zapisuje się w folderze roboczym, zanim ruszy odczyt.
-
Odczyt maila i załączników
Czyta treść i PDF-y w różnych układach: wyciąga pozycje, ilości, terminy i dane klienta.
-
Data wysyłki bez weekendów
System sam wylicza datę wysyłki (7 dni przed dostawą) i produkcji (2 dni przed wysyłką). Gdy data wypada w weekend, cofa ją na piątek.
-
Kontrola kompletności
Puste pola wracają do wyjaśnienia, zanim zamówienie pójdzie dalej.
-
Wpis, log i archiwum
Zamówienie trafia do ERP: automat wykonuje wpis w interfejsie systemu, klik po kliku, jak zrobiłby to człowiek, bo ten ERP nie wystawia API. Każda operacja zostaje w logu, a mail dostaje etykietę.
Wyniki
Zespół drukuje, agent przepisuje.
- ręcznej pracy mniej co miesiąc, wyliczone: 300–500 zamówień po 20–25 min
- 160 h
- błędnych wpisów do ERP od startu
- 0
- ręcznie na zamówienie, teraz 0
- 20–25 min
- agent pilnuje skrzynki bez przerwy
- 24/7
Zakres
Zakres wdrożenia
- Monitoring skrzynki
- Ekstrakcja danych z PDF
- Walidacja klientów i indeksów
- Integracja z ERP
- Self-healing
- Raport błędów
Opowiedzcie nam o podobnym procesie.
W 24 godziny wracamy z pomysłem na automatyzację i wyliczeniem korzyści. Rozmowa jest bezpłatna.
Umów bezpłatną konsultację