- faktury@przyklad-tektura.example Faktura FV/2026/11/0482 Załącznik: FV_2026_11_0482.pdf
- handel@przyklad-sklep.example Pytanie o wzór ekspozytora
- biuro@przyklad-druk-uv.example FV 118/11/2026, druk UV Załącznik: FV_118_11_2026.pdf
- rozliczenia@przyklad-kurier.example Faktura za przesyłki, październik Załącznik: IMG_4471.jpg, zdjęcie z telefonu
Ekspozytory i POS · Gliwice
Faktury z maili same trafiają do raportów.
Holbox Poland projektuje i produkuje ekspozytory oraz materiały POS z tektury. Faktury przychodzą mailem, a dane z dokumentów same trafiają do arkusza faktur.
- mniej przepisywania co miesiąc
- 30–40 h
- poprawek ręcznych na ok. 2 400 dokumentów
- 0
- na produkcji od listopada
- 2025
Ekspozytor składa się z jednego arkusza tektury. Faktury z maili składają się w jeden arkusz raportu.
Przykład niżej- START · listopad 2025
- WOLUMEN · ok. 2 400 dokumentów
- SYSTEMY · Gmail, Google Drive, Gemini (OCR), Google Sheets
- DO CZŁOWIEKA · dokumenty z pustymi polami
Wyzwanie
Raporty żyły z ręcznego przepisywania.
Faktury przychodziły mailem, a zespół przepisywał je ręcznie do arkuszy. Od 30 do 40 godzin miesięcznie schodziło na samo przenoszenie danych, z ryzykiem literówki przy każdym wierszu.
-
30–40 godzin miesięcznie. Tyle zajmowało samo przepisywanie faktur do raportów.
-
Literówki w danych. Jedna pomyłka w raporcie ciągnęła się przez kolejne zestawienia.
-
Raporty zawsze w tyle. Dane pojawiały się, kiedy ktoś miał czas przepisywać, nie kiedy były potrzebne.
Przykład na zmyślonych fakturach
Tak to wygląda na przykładzie.
Cztery maile w skrzynce, trzy z fakturą. Dwie kompletne trafiają do arkusza, a skan z nieczytelnym terminem czeka na człowieka.
Skrzynka faktur · przykład
- Sprzedawca: Przykład Tektura sp. z o.o.
- Faktura VAT nr FV/2026/11/0482
- Data wystawienia: 03.11.2026
- Termin płatności: 28.11.2026
| Poz. | Nazwa | Netto | Brutto |
|---|---|---|---|
| 1 | Tektura falista 5-warstwowa, arkusze | 6 240,00 | 7 675,20 |
- Przykład Druk UV sp. z o.o. · FV 118/11/2026
- Wystawiona 04.11.2026, termin 05.12.2026
- Druk UV na płycie: netto 3 915,00, brutto 4 815,45 zł
- Przykład Kurier sp. z o.o.
- Faktura FK 77/10/2026
- Termin płatności: nieczytelny
- Do zapłaty: 506,76 zł
- 01
Wyłapuje maile z fakturą
- 02
Workflow 1 odkłada załączniki na Dysk
- 03
Workflow 2 czyta pola z PDF i skanu
- 04
Sprawdza komplet, puste pole idzie do człowieka
- 05
Wpis do arkusza i log, pliki do przetworzonych
2faktury wpisane do arkusza
1puste pole, czeka na człowieka
0poprawek ręcznych w arkuszu
Dysk · Faktury / do przetworzenia
FV_2026_11_0482.pdf
FV_118_11_2026.pdf
IMG_4471.jpg
workflow 1 · zapisałworkflow 2 · pobrał
Dysk · Faktury / przetworzone
FV_2026_11_0482.pdf
FV_118_11_2026.pdf
Odczyt pól, faktura Aprzykład
DostawcaPrzykład Tektura sp. z o.o.PDF A, l. 1
Nr fakturyFV/2026/11/0482PDF A, l. 2
Data, termin03.11.2026 · 28.11.2026PDF A, l. 3–4
Netto, brutto6 240,00 · 7 675,20 złPDF A, poz. 1
Kontrola kompletnościprzykład
Faktura A6 z 6 pól, kompletodczyt A
Faktura B6 z 6 pól, kompletPDF B, l. 1–3
Faktura Cpuste pole: termin płatności nieczytelnydo arkusza nie trafiaskan C, l. 3
Do człowieka
Faktura C czeka na człowieka. Automat nie zgaduje terminu płatności, a dokument z pustym polem nie trafia do arkusza.
Arkusz fakturprzykład
| Wiersz | Dostawca | Nr faktury | Termin | Brutto, zł |
|---|---|---|---|---|
| 213 | … | … | … | … |
| 214 | Przykład Tektura | FV/ | 28.11.2026 | 7 675,20 |
| 215 | Przykład Druk UV | FV 118/ | 05.12.2026 | 4 815,45 |
dziennik agenta · faktury z maili
PRZYKŁAD
- 10:12:044 nowe maile: 3 z fakturą, 1 pominięty
- 10:12:06workflow 1: 3 załączniki w Faktury/do przetworzenia
- 10:12:08workflow 2: odczyt 3 plików, 2 PDF i 1 skan
- 10:12:09IMG_4471.jpg wstrzymana: puste pole termin płatności
- 10:12:09FV/2026/11/0482 wpisana do arkusza
- 10:12:10FV 118/11/2026 wpisana do arkusza
- 10:12:10gotowe · 2 pliki w przetworzonych
- 10:12:11czekam na kolejny mail
Automat nie zgaduje nieczytelnych pól. Do arkusza trafia tylko kompletna faktura, a dokument z pustym polem czeka na człowieka. Firmy, maile, numery faktur, kwoty i daty są zmyślone.
Schemat przepływu
Dwa workflowy, przekazanie przez Dysk, wpis do arkusza z logiem
Pierwszy workflow pilnuje skrzynki i odkłada załącznik na Dysk, drugi bierze plik z Dysku, czyta pola przez OCR, sprawdza komplet i wpisuje dokument do arkusza z logiem.
Rozwiązanie
Agent przejął skrzynkę i raporty.
-
Monitoring skrzynki 24/7
Proces to dwa workflowy: pierwszy obsługuje skrzynkę, drugi startuje od pliku na Dysku. Agent pilnuje skrzynki i wyłapuje maile z fakturami spośród całej korespondencji.
-
Załącznik na Dysk
Faktura ląduje w folderze roboczym na Dysku.
-
Odczyt dokumentu
AI czyta PDF albo skan i wyciąga klienta, pozycje i terminy.
-
Kontrola kompletności
Puste pola są wychwycone, zanim cokolwiek trafi do arkusza.
-
Wpis do arkusza i log
Kompletna faktura trafia do arkusza, każda operacja zostaje w logu, a plik przenosi się do przetworzonych.
Wyniki
Raporty piszą się same.
- mniej ręcznego przepisywania miesięcznie
- 30–40 h
- poprawek ręcznych na ok. 2 400 dokumentów
- 0
- na produkcji od listopada
- 2025
Zakres
Zakres wdrożenia
- Monitoring skrzynki
- Odczyt dokumentów AI
- Kontrola kompletności
- Arkusz faktur
- Log operacji
- Raport błędów
Opowiedzcie nam o podobnym procesie.
W 24 godziny wracamy z pomysłem na automatyzację i wyliczeniem korzyści. Rozmowa jest bezpłatna.
Umów bezpłatną konsultację