Co to jest RPA? Robotyzacja procesów na przykładzie zamówień przepisywanych do starego systemu

Co to jest RPA

RPA (ang. Robotic Process Automation, po polsku robotyzacja procesów) to oprogramowanie, które wykonuje w innych programach te same kroki co pracownik. Klika w przyciski, przepisuje dane z jednego okna do drugiego, pobiera pliki i wypełnia formularze. Działa według stałej instrukcji i za każdym razem robi to samo, w tej samej kolejności. Słowo „robot” jest tu umowne, żadnej maszyny w tym nie ma.

Robot korzysta z tego samego ekranu co człowiek. Dzięki temu radzi sobie z programem, którego nie da się z niczym połączyć, bo producent nie przewidział wymiany danych z innymi systemami. W polskich firmach to częsta sytuacja, zwłaszcza przy starszych programach do sprzedaży i magazynu.

Jeśli szukacie informacji o raporcie ZUS RPA, to zupełnie inna sprawa. Skrót jest ten sam, ale chodzi o dokument składany do ZUS. Opis i terminy znajdziecie na stronie ZUS.

Jak działa robot RPA

Robot dostaje dane w uporządkowanej postaci, na przykład wiersz w arkuszu, i instrukcję, co z nimi zrobić. Wpisanie zamówienia do systemu może wyglądać tak:

• loguje się do systemu na osobne konto,
• otwiera ekran nowego zamówienia i wybiera klienta z listy,
• wpisuje pozycje, ilości i daty, pole po polu,
• zapisuje zamówienie i sprawdza, czy system je przyjął,
• notuje w logu, co zrobił, z numerem zamówienia i linkiem do źródła.

Roboty pracują na dwa sposoby. Jednego uruchamia pracownik, kiedy go potrzebuje, na przykład przyciskiem na koniec dnia. Drugi pracuje sam na serwerze: co kilka minut sprawdza, czy przyszło coś nowego, i bierze się do roboty bez udziału człowieka. W małej firmie zwykle lepiej sprawdza się ten drugi, bo nikt nie musi pamiętać, żeby go włączyć.

Przykład: zamówienia z maili w drukarni etykiet

Eticod to drukarnia etykiet z Katowic. Zamówienia przychodzą mailem, w treści albo w załączniku PDF. Program, w którym drukarnia prowadzi zamówienia, nie przyjmuje danych z zewnątrz. Pracownik przepisywał więc każde zamówienie ręcznie, a jedno zajmowało mu od 20 do 25 minut.

Dziś proces składa się z trzech części:

• Odczyt. Agent AI czyta maila, a załącznik trafia na Dysk Google i do odczytu tekstu. Oba tory kończą w jednym arkuszu, który jest jednocześnie kolejką i dziennikiem.
• Kontrola. Zanim cokolwiek trafi do systemu, sprawdzamy komplet pól: klienta, pozycje, ilości, terminy. Jeśli czegoś brakuje, zamówienie wraca do człowieka z informacją, którego pola nie udało się odczytać.
• Wpis. Dopiero tu pracuje robot RPA. Loguje się do systemu w przeglądarce i wpisuje zamówienie klik po kliku, tak jak robił to pracownik.

Przy 300 do 500 zamówieniach miesięcznie zespół odzyskał w ten sposób około 160 godzin. Od startu w marcu 2026 do systemu nie trafił ani jeden błędny wpis. Pełny opis jest we wpisie Zamówienia z maili do ERP bez API i w case study Eticod.

Do czego RPA się nadaje

Robot sprawdza się przy czynnościach, które da się opisać na jednej kartce i w których nie pada „to zależy”. Najczęściej spotykamy je tutaj:

• wpisywanie zamówień, faktur albo zleceń do programu, którego nie da się z niczym połączyć,
• przenoszenie danych między dwoma programami, które się ze sobą nie dogadują,
• pobieranie raportów i dokumentów z portali, na przykład od dostawców albo przewoźników,
• zakładanie kartotek kontrahentów i towarów na podstawie arkusza.

Liczy się też, jak często to się powtarza. Jeśli kilka razy w miesiącu, robot się nie zwróci. Jeśli kilkaset razy, zwykle zwraca się szybko. Jak to policzyć, opisujemy w poradniku Automatyzacja biznesu w MŚP.

Najpierw połączenie, potem robot

Wiele programów da się połączyć z innymi bezpośrednio, przez tak zwane API. Dane przechodzą wtedy z jednego systemu do drugiego bez klikania w okna. Takie połączenie jest szybsze i nie psuje się, kiedy producent zmieni wygląd programu.

W popularnych programach, takich jak Subiekt, Optima, Symfonia czy enova, możliwości zależą od wersji i wykupionych modułów. Dlatego zanim cokolwiek wycenimy, sprawdzamy to na Waszej licencji.

Gdzie RPA zawodzi

RPA ma jedną dużą słabość: zależy od wyglądu ekranu. Kiedy producent przesunie przycisk, zmieni nazwę pola albo doda okienko z komunikatem, robot może stanąć tam, gdzie człowiek nawet by nie mrugnął. Kłopot sprawiają też wygasające sesje i system, który akurat nie odpowiada. Nasze roboty po nieudanej próbie ponawiają operację, a jeśli dalej nie idzie, zatrzymują się i dają nam znać. Zamówienie nie ginie, tylko czeka w kolejce, aż poprawimy instrukcję.

Druga słabość: robot nie czyta. Nie wyciągnie danych z maila napisanego własnymi słowami ani z krzywego skanu faktury. Potrzebuje danych, które ktoś albo coś wcześniej uporządkowało.

RPA i sztuczna inteligencja

Robot RPA wykonuje instrukcję i niczego nie rozumie. Agent AI, czyli program z modelem językowym, potrafi przeczytać maila, PDF albo zdjęcie i wyciągnąć z nich to, czego potrzebuje reszta procesu. Do robotyzacji nadaje się więc dziś dużo więcej czynności niż kilka lat temu, bo dane nie muszą już przychodzić w równym formacie.

U nas podział jest zawsze ten sam: AI czyta, reguły sprawdzają komplet danych, robot wpisuje wynik do systemu, a człowiek zatwierdza to, co niepewne. O tym, czy coś trafi do systemu, decyduje reguła, więc każdy wpis da się sprawdzić w logu.

Narzędzia RPA, także darmowe

Microsoft udostępnia Power Automate for desktop bez dodatkowej opłaty użytkownikom Windows 10 i 11. Można w nim samemu nagrać prostego robota i uruchamiać go na swoim komputerze. Robot, który ma pracować sam, bez człowieka przy komputerze i według harmonogramu, wymaga już płatnego planu.

Są też duże platformy, na przykład UiPath, Automation Anywhere i Blue Prism. Mają własne licencje i narzędzia do zarządzania dziesiątkami robotów naraz. Projektowano je z myślą o korporacjach, które mają osobny zespół od robotów.

Skoro jest darmowe narzędzie, to za co płaci się nam? Za to, czego w samym robocie nie ma: odczyt maili i dokumentów, kontrolę danych przed wpisem, log każdej operacji i kogoś, kto poprawi robota, kiedy program się zmieni. Budujemy to w n8n, na naszym serwerze albo na instancji u Was. Jeśli Wasz proces to proste przeklejanie danych z arkusza do jednego programu, spróbujcie najpierw sami w Power Automate. Może się okazać, że to wystarczy.

Bezpieczeństwo: robot ma login do Waszego systemu

To zwykle pierwsze pytanie, jakie słyszymy, i słusznie. Robot loguje się na osobne konto techniczne, które zakładacie sami i sami decydujecie, do czego ma dostęp. Ten dostęp odbieracie jednym kliknięciem. Umowę powierzenia danych podpisujemy przed startem.

Wpis do systemu jest ostatnim krokiem. Wszystko, czego nie jesteśmy pewni, zatrzymuje się wcześniej i trafia do człowieka. Każdy wpis ma log z linkiem do źródła, więc gdyby coś poszło źle, cofnięcie to jedna operacja.

Ile kosztuje RPA i ile trwa wdrożenie

Zacznijcie od listy czynności, przy których ktoś przepisuje dane z jednego miejsca do drugiego. Przy każdej zapiszcie, ile razy w miesiącu się zdarza i ile trwa. Koszt policzycie tak:

liczba powtórzeń w miesiącu × minuty na jeden raz × koszt godziny pracy

Własne liczby możecie podstawić w kalkulatorze na naszej stronie głównej. Po drugiej stronie rachunku stoi koszt wdrożenia:

• Audyt trwa około dwóch dni i kosztuje 1 500 zł netto. Odliczamy go od wdrożenia.
• Wdrożenie zaczyna się od 5 000 zł netto i trwa od trzech do siedmiu tygodni, zależnie od zakresu.
• Opieka kosztuje od 500 zł miesięcznie. Przy RPA zalecamy ją z powodów opisanych wyżej.

Jeśli z rachunku wyjdzie, że robot się nie zwróci, mówimy to przed umową. Cały cennik jest na stronie głównej.

Częste pytania o RPA

Wszystkie wpisy