Zamówienia z maili do ERP bez API. Jak to działa u Eticodu

Dwa tory: treść maila i załącznik z Dysku

Agent pilnuje skrzynki zamówieniowej i wyławia maile z zamówieniami spośród reszty korespondencji. Każde zamówienie idzie dalej dwoma torami. Pierwszy tor czyta treść maila: kto zamawia, co, ile i na kiedy. Drugi tor zapisuje załącznik na Google Drive i uruchamia na nim OCR w Gemini. PDF-y przychodzą w różnych układach, więc odczyt nie może opierać się na jednym stałym szablonie.

Oba tory kończą w tym samym arkuszu Google Sheets. Arkusz jest jednocześnie kolejką i logiem: każdy wiersz ma źródło, z którego dane zostały odczytane. Dopiero stamtąd zamówienie idzie do ERP.

Osobna reguła dotyczy daty wysyłki. Termin z maila nie zawsze wypada w dzień roboczy. System sam wylicza datę wysyłki (7 dni przed dostawą) i produkcji (2 dni przed wysyłką), a gdy wypada weekend, cofa ją na piątek. To drobiazg, ale bez niego zamówienie „na sobotę” ląduje w ERP z datą, w którą nikt nie pracuje.

Kontrola pól, zanim cokolwiek trafi do systemu

Wpis do ERP jest ostatnim krokiem, nie pierwszym. Zanim automat go wykona, sprawdza komplet pól: klienta, pozycje, ilości, terminy. Jeśli czegoś brakuje, zamówienie nie idzie dalej. Wraca do człowieka z informacją, którego pola nie udało się odczytać, i z linkiem do źródła.

Wpis do ERP jest ostatnim krokiem, nie pierwszym. Wszystko, co niepewne, zatrzymuje się wcześniej.

To jedyna sytuacja, w której ktoś z zespołu dotyka procesu. Nie poprawia wpisu w ERP, tylko uzupełnia brak w arkuszu. Reszta dzieje się bez niego.

ERP bez API: automat klika to, co klikałby człowiek

ERP Eticodu nie wystawia API. Nie da się do niego wysłać zamówienia jednym zapytaniem. Zamiast tego automat przeglądarkowy loguje się do systemu i wykonuje wpis w jego interfejsie, klik po kliku, dokładnie tak, jak robił to pracownik. Różnica jest taka, że robi to za każdym razem tak samo i zostawia ślad każdej operacji w logu.

Nie wymagało to zmiany systemu ani nowego modułu. Wymagało za to zebrania dostępów i konta technicznego przed startem, nie w trakcie.

Co z tego wynika. Ręczne wpisanie jednego zamówienia zajmowało 20–25 minut. Dziś zajmuje 0, a od startu do ERP nie trafił ani jeden błędny wpis. U Eticodu daje to około 160 godzin miesięcznie, przy 300–500 zamówieniach w miesiącu. Nie mierzymy tego stoperem, tylko liczymy z wolumenu, i tak też podpisujemy tę liczbę w case study.

Jeśli u Was zamówienia też przychodzą mailem i ktoś je przepisuje, policzcie to samo: liczba zamówień razy czas jednego wpisu. Ile z tego realnie odzyskać, liczymy na bezpłatnej rozmowie.

Wszystkie wpisy