Dzięki wdrożeniu agenta AI, obsługa procesów reklamacyjnych w wielu językach jest natychmiastowa, a eksperci otrzymują od razu komplet posortowanych danych z inteligentną analizą zdjęć uszkodzeń bez marnowania czasu na ping-pong mailowy z klientem.
Bodtech to nowoczesna firma produkcyjno-dystrybucyjna oferująca sprzęt ppoż., złącza i węże przemysłowe. Mają klientów zarówno w Polsce, jak i za granicą, co wiąże się ze zróżnicowaną korespondencją spływającą w różnych językach. Ze względu na dużą skalę dystrybucji, priorytetowo traktują profesjonalną obsługę posprzedażową.
Reklamacje wpadały na dedykowaną skrzynkę mailową od różnych klientów bez jednolitego struktury. Często były niekompletne, wymagały ręcznego tłumaczenia opisu i klasyfikowania zdjęć przez pracowników, po czym następował ping-pong z brakiem m.in. numerów faktur.
Pracownik ręcznie czytał każdy mail, oglądał zdjęcia, sprawdzał czy klient podał wszystko co niezbędne, manualnie zakładał folder ze zgłoszeniem i odpisywał. Gdy czegoś brakowało - musiał pisać o uzupełnienie.
Wymiana maili i wyjaśnień co do typu usterki na dołączonych zdjęciach w odpowiednim języku klienta zajmowała zbyt dużo czasu, obciążając ekspertów trywialną walidacją bazy pojęć i numerów dokumentów.
Wdrożyliśmy całkowicie autonomicznego agenta AI zintegrowanego ze skrzynką reklamacyjną, który inteligentnie koordynuje cały proces obsługi zgłoszeń od odbioru wiadomości po przekazanie gotowej sprawy rzeczoznawcy.
Mail wpada na skrzynkę. Agent czyta wiadomość, rozpoznaje język (PL/EN), wyciąga dane klienta, numer zamówienia, opis problemu oraz w samodzielny i sprytny sposób analizuje ewentualnie przesłane zdjęcia uszkodzeń.
Agent sprawdza kompletność zgłoszenia. Jeżeli brakuje np. faktury lub dokładniejszego opisu uszkodzenia, odpisuje klientowi w odpowiednim języku (polskim lub angielskim) z prośbą o uzupełnienie. Ten w pełni zautomatyzowany "ping-pong" trwa aż do momentu skompletowania wszystkich potrzebnych do rozpatrzenia informacji.
Gdy komplet informacji zostaje zebrany, do klienta leci powiadomienie z potwierdzeniem, że wszystko jest w porządku i ekspert zajmie się sprawą. Jednocześnie gotowa, w pełni uporządkowana sprawa trafia prosto do ludzkiego eksperta ze wszystkimi niezbędnymi danymi - bez szumu i historii wcześniejszych rozmów.