Przypomnienie o płatności i wezwanie do zapłaty. Wzory i kolejność kroków, które nie psują relacji z klientem
Patryk Bielecki · 11 min ·
Z naszego doświadczenia niezapłacona faktura rzadko jest sprawą dla windykatora. Częściej ktoś o niej zapomniał, przelew utknął u księgowej klienta albo faktura trafiła do złej osoby. Dobrze ustawione przypomnienia załatwiają takie sprawy bez jednego telefonu i bez psucia relacji. Poniżej kolejność kroków, gotowe wzory do skopiowania i to, co w odzyskiwaniu należności może przejąć AI.
W skrócie
Zacznijcie od uprzejmego przypomnienia jeszcze przed terminem, potem ponaglenie, a przedsądowe wezwanie do zapłaty wysyłajcie dopiero wtedy, gdy klient milczy. W transakcjach między firmami po terminie należą się Wam odsetki i rekompensata 40, 70 albo 100 euro. Przypomnienia, pilnowanie wpłat i czytanie odpowiedzi może prowadzić system, ale wezwanie przedsądowe i decyzję o sądzie zostawcie człowiekowi.
Dlaczego faktury nie są płacone w terminie
Zatory płatnicze kojarzą się z firmami, którym brakuje pieniędzy. W praktyce w relacjach B2B częściej zawodzi coś prostszego. Faktura leży w skrzynce osoby, która jest na urlopie. Klient czeka na akceptację kierownika. Przelew przygotowano, ale nikt go nie zatwierdził. Faktura ma błąd i klient czeka na korektę, ale nikomu o tym nie powiedział.
Dlatego pierwszy krok ma być przypomnieniem, a nie oskarżeniem. Zakładamy, że to przeoczenie, i dajemy klientowi łatwą drogę, żeby zapłacił albo powiedział, co jest nie tak. Ostrzejszy ton zostawiamy na moment, w którym klient milczy mimo kilku wiadomości.
Kolejność kroków: od przypomnienia do sądu
Tak wygląda typowa ścieżka, którą ustawiamy w FluintyDebt. Dni są przykładowe. Każda firma ustawia je pod siebie, bo inaczej gonimy stałego klienta z 30-dniowym terminem, a inaczej jednorazowe zlecenie.
- −3 dni
Przypomnienie przed terminem. Krótki mail z numerem faktury i kwotą. system
- +1 dzień
Uprzejme przypomnienie. SMS albo mail, bez słowa o konsekwencjach. system
- +7 dni
Drugie przypomnienie. Inny tekst niż poprzednio, prośba o informację, czy coś blokuje płatność. system
- +14 dni
Ponaglenie. Stanowczy mail z terminem zapłaty i wzmianką o odsetkach. system
- +21 dni
Sprawa trafia do człowieka. Z całą historią kontaktu: co wysłano, co klient odpisał. człowiek
- +30 dni
Przedsądowe wezwanie do zapłaty. System przygotowuje, człowiek zatwierdza i wysyła. człowiek
- +60 dni
Rejestr dłużników albo sąd. Decyzja zostaje w firmie. człowiek
Dwie zasady, których pilnujemy w każdej takiej ścieżce. Pierwsza: ten sam tekst nie idzie dwa razy do tej samej osoby. Trzecia identyczna wiadomość wygląda jak spam i klient przestaje ją czytać. Druga: każda odpowiedź klienta zatrzymuje sekwencję, dopóki ktoś jej nie przeczyta. Nic nie psuje relacji tak jak ponaglenie wysłane dzień po tym, jak klient napisał, że zapłaci w piątek.
Wzory przypomnienia o płatności i wezwania do zapłaty
Cztery wzory, od najłagodniejszego do najostrzejszego. Pogrubione pola zamieńcie na swoje dane. Tekst można skopiować przyciskiem.
1. Przypomnienie przed terminem płatności
Mail, 3 dni przed terminem
Temat: Faktura FV 2026/10/114, termin płatności 15.10.2026 Dzień dobry, przypominamy, że 15 października mija termin płatności faktury FV 2026/10/114 na kwotę 4 305,00 zł. Numer rachunku: 00 0000 0000 0000 0000 0000 0000. Jeśli faktura już została opłacona, prosimy zignorować tę wiadomość. Pozdrawiamy Imię Nazwisko, Firma
2. Uprzejme przypomnienie o płatności po terminie
SMS, dzień po terminie
Dzień dobry, wczoraj minął termin płatności faktury FV 2026/10/114 na 4 305,00 zł. Jeśli przelew już wyszedł, dziękujemy. Jeśli coś jest nie tak z fakturą, prosimy o odpowiedź. Firma
3. Ponaglenie do zapłaty
Mail, około 14 dni po terminie
Temat: Zaległa płatność za fakturę FV 2026/10/114 Dzień dobry, do dziś nie otrzymaliśmy płatności za fakturę FV 2026/10/114 z 1.10.2026 na kwotę 4 305,00 zł. Termin płatności minął 15.10.2026. Prosimy o wpłatę do 5.11.2026 na rachunek 00 0000 0000 0000 0000 0000 0000. Od zaległej kwoty naliczamy odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych. Jeśli płatność się opóźni albo coś blokuje jej realizację, prosimy o krótką informację zwrotną. Chętnie ustalimy termin. Z poważaniem Imię Nazwisko, Firma
4. Przedsądowe wezwanie do zapłaty
List polecony albo mail, za zgodą człowieka
Miejscowość, data Nazwa wierzyciela, adres, NIP Nazwa dłużnika, adres, NIP PRZEDSĄDOWE WEZWANIE DO ZAPŁATY Działając w imieniu Nazwa wierzyciela, wzywam do zapłaty kwoty 4 305,00 zł wynikającej z faktury FV 2026/10/114 z dnia 1.10.2026, której termin płatności upłynął 15.10.2026, wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych liczonymi od dnia 16.10.2026 do dnia zapłaty oraz rekompensatą za koszty odzyskiwania należności w kwocie 40 euro, przeliczoną na złote zgodnie z art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Należność proszę wpłacić w terminie 7 dni od otrzymania wezwania na rachunek 00 0000 0000 0000 0000 0000 0000. W razie braku zapłaty sprawa zostanie skierowana na drogę sądową, co narazi Nazwa dłużnika na dodatkowe koszty postępowania. Informuję również o zamiarze przekazania informacji o zaległości do biura informacji gospodarczej nazwa BIG, adres po upływie miesiąca od wysłania tego wezwania. Podpis
Kwotę rekompensaty dobierzcie do wartości faktury według tabeli niżej. Jeśli nie planujecie wpisu do rejestru dłużników, usuńcie zdanie o biurze informacji gospodarczej.
Co musi zawierać przedsądowe wezwanie do zapłaty
Przepisy nie narzucają jednego wzoru, ale dobre wezwanie ma kilka stałych elementów: dane wierzyciela i dłużnika, numer i datę faktury, kwotę, termin zapłaty i numer rachunku, informację o odsetkach i rekompensacie oraz zapowiedź dalszych kroków. Ma też znaczenie przed sądem: w pozwie trzeba napisać, czy strony próbowały rozwiązać spór polubownie.
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności
W transakcjach między firmami wierzycielowi należy się stała rekompensata, bez udowadniania, ile naprawdę wydał na odzyskanie pieniędzy (art. 10 ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Wysokość zależy od kwoty faktury:
| Wartość należności | Rekompensata |
|---|---|
| do 5 000 zł | 40 euro |
| powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł | 70 euro |
| od 50 000 zł | 100 euro |
Euro przelicza się na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym płatność stała się wymagalna. Do tego dochodzą odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Ich aktualną wysokość ogłasza Minister Finansów, a gdy dłużnik nie jest podmiotem publicznym, wynoszą one stopę referencyjną NBP plus 10 punktów procentowych.
Wpis do rejestru dłużników
Żeby wpisać firmę do biura informacji gospodarczej, takiego jak BIG InfoMonitor, KRD czy ERIF, zaległość wobec przedsiębiorcy musi wynosić co najmniej 500 zł i być przeterminowana o co najmniej 30 dni. Trzeba też wcześniej wysłać listem poleconym albo doręczyć osobiście wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o zamiarze wpisu, co najmniej miesiąc przed przekazaniem informacji do rejestru. Stąd ostatnie zdanie we wzorze wyżej.
Windykacja z pomocą AI: co może przejąć, a czego nie powinna
Większość pracy w miękkiej windykacji to pilnowanie. Ktoś musi codziennie sprawdzić, które faktury przekroczyły termin, czy przyszły wpłaty, komu już przypominał i co klient odpisał. Tę część dobrze zbudowane rozwiązanie robi lepiej niż człowiek z arkuszem, bo nie zapomina i nie odkłada na jutro.
- Widzi każdą fakturę od razu. Po wejściu KSeF faktury sprzedażowe są w systemie w uporządkowanej postaci, więc rozwiązanie wie o nich w chwili wystawienia. Pisaliśmy o tym w tekście o odbieraniu faktur w KSeF.
- Dopasowuje wpłaty. Łączy wyciąg bankowy z fakturami po numerze i kwocie. Wpłatę częściową albo zbiorczą za kilka faktur, której nie da się dopasować z pewnością, odkłada do człowieka.
- Pisze za każdym razem trochę inaczej. Model językowy układa kolejną wiadomość, biorąc pod uwagę, co już wysłano i jak klient reagował wcześniej, w granicach szablonów, które zatwierdziliście.
- Czyta odpowiedzi. Rozpoznaje, czy klient obiecuje zapłatę, zgłasza błąd w fakturze, prosi o rozłożenie na raty, czy pisze coś, na co musi odpowiedzieć człowiek, i odpowiednio zatrzymuje sekwencję.
- Rozmawia przez telefon. Agenci głosowi potrafią już przeprowadzić prostą rozmowę przypominającą o płatności i zapisać, co klient obiecał. To kolejny krok, nad którym pracujemy w FluintyDebt.
Granica jest prosta. Rozwiązanie przypomina, pilnuje i porządkuje, a decyzje zostają w firmie: przedsądowe wezwanie, rozłożenie na raty, wpis do rejestru, pozew. To są momenty, w których klient ma rozmawiać z człowiekiem, który zna historię współpracy.
System przypomina i pilnuje. Wezwanie przedsądowe i sąd to zawsze decyzja człowieka.
Ile to daje
W jednym z wdrożeń FluintyDebt, u klienta, którego nie możemy wymienić, przepływy pieniężne poprawiły się o 24%. Sami też korzystamy z tego systemu. Różnica nie bierze się z ostrzejszego tonu, tylko z tego, że żadna faktura nie czeka już, aż ktoś znajdzie czas, żeby o niej przypomnieć.
Jest też różnica w kosztach. Firma windykacyjna bierze procent od każdej odzyskanej złotówki i rozmawia z Waszym klientem w swoim imieniu. Przy FluintyDebt płacicie stały abonament, wiadomości wychodzą z Waszej domeny, a każdy szablon zatwierdzacie przed startem. Klient dostaje wiadomości od Was, tak jak dotąd.
Terminy, których nie warto przegapić
- Przedawnienie. Roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się po 3 latach, a z tytułu sprzedaży towarów przez przedsiębiorcę po 2 latach (art. 118 i 554 Kodeksu cywilnego). Termin przedawnienia, który wynosi co najmniej 2 lata, kończy się ostatniego dnia roku kalendarzowego.
- Rejestr dłużników. Co najmniej 30 dni po terminie płatności i co najmniej miesiąc od wysłania wezwania z ostrzeżeniem.
- Ulga na złe długi w VAT. Jeśli faktura nie zostanie zapłacona w ciągu 90 dni od terminu płatności, możecie odzyskać VAT z tej faktury. Szczegóły i warunki ustalcie z księgowym.
Częste pytania o przypomnienia i wezwania do zapłaty
Czym różni się przypomnienie o płatności od wezwania do zapłaty?
Czy wezwanie do zapłaty można wysłać mailem?
Ile wynosi rekompensata za opóźnienie w płatności?
Po ilu dniach wysłać przedsądowe wezwanie do zapłaty?
Czy AI może samo prowadzić windykację?
Tekst opisuje stan przepisów na 4 października 2026 i nie zastępuje porady prawnej. W konkretnej sprawie skonsultujcie się z prawnikiem.
Zobaczcie FluintyDebt na własnych fakturach.
W 30 minut pokażemy, co system zrobi z Waszymi zaległościami. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.